Nos últimos tempos, procurei me aprofundar mais sobre o método de desenvolvimento em camadas, proposto pela consultoria Gartner. A intenção deste método, é dividir as aplicações de software utilizadas nas empresas em três categorias: sistemas de registro, sistemas de diferenciação e sistemas de inovação. Neste artigo, iremos abordar os sistemas de diferenciação e inovação.
No geral, os sistemas de aplicações de registro gerenciam os dados críticos de todos os processos dentro de uma organização. Os processos deste sistema são bem estabelecidos, o que faz com que a taxa de mudança seja baixa. O sistema ERP financeiro pertence à esta categoria. Alcançar o nível máximo de competência na arquitetura corporativa é uma obrigação para qualquer empresa no século XXI. Porém, só isso não é o suficiente para se manter à frente da concorrência.
Sistemas de aplicações de diferenciação focam em necessidades específicas da empresa ou em processos específicos dos quais a empresa faz parte no mercado. Este tipo de necessidade exige constante mudança e alterações com certa frequência. Por exemplo, a oferta de um produto especial de valor acrescentado pode exigir pricing, produção e planos de vendas específicos. Embora os sistemas de registro armazenem os planos finais numa base de dados, não significa que eles também sejam aptos a criar todo o processo de planejamento lógico – fator necessário para estabelecer um plano que abranja todos os desafios e peculiaridades do fabricante. Possuir este nível de competência na arquitetura corporativa É ALGO RARO! Um exemplo clássico dos tipos de problemas encontrados neste meio, é o uso generalizado de folhas de cálculo feitas no Excel. O problema é que, a diferenciação de negócios não é totalmente aproveitada quando não é feita de modo totalmente operacional.
Os sistemas de inovação aceleram ainda mais o estágio dos sistemas de diferenciação. As empresas procuram inovar constantemente, investindo em novos produtos, serviços e mercados. Devido, principalmente, às forças externas do mercado, a velocidade de mudança é rápida, o que acarreta a necessidade de novas inovações. Empresas típicas de TI, esperam até que uma determinada inovação se materialize completamente antes de investir nela. Muitas vezes, essas TIs não fazem nem idéia de que determinado tipo de inovação já surgiu no mercado! Possuir este nível de competência na arquitetura corporativa É AINDA MAIS RARO! Apenas os analistas mais qualificados tentam, de certa forma, moldar esta parte dos dados de inovação. Mesmo assim, eles ainda utilizam as folhas de cálculo do Excel e raramente tentam integrar esta análise à outros dados. Essas análises autonômas e ad-hoc caducam rapidamente. O resultado disso, é que os inovadores seguem sem alcançar o objetivo dos seus esforços em relação ao retorno do investimento de negócios.
Sistemas de diferenciação e inovação oferecem enorme flexibilidade
Os mercados estão cada vez mais competitivos e as empresas se vêem forçadas a se tornar mais complexas com o passar do tempo. Para superar isso, as empresas tentam diferenciar-se constantemente umas das outras através da inovação. Inovar ou morrer é uma regra inquestionável na atualidade, e a única opção é saber lidar da melhor forma possível com esta inovação. Inovação, por sua vez, deve ser compatível com os sistemas de TI, para que assim possa obter sucesso e ser integrada totalmente na organização.
Em que tipo de negócios os sistemas de diferenciação e inovação podem ser úteis?
Conheci várias empresas que tentavam aplicar, profissionalmente, um processo de PVeO (planejamento de vendas e operações). Se o setor de vendas e o operacional de uma empresa não estiverem sincronizados, esta empresa terá, invevitavelmente, perdas de rendimento e margem. Claro que é muito mais fácil falar do que fazer! Geralmente, as empresas mantêm o seu processo informal e utilizam somente ferramentas inflexíveis, como o Power Point, como método primário de troca de idéias e para orientar as decisões finais. Logo torna-se claro, que se o processo de PVeO não for baseado em dados, ele só irá concretizar o pensamento retrógrado baseado em suposições. As empresas passam então, a utilizar o Excel. Claro que o Excel é uma ferramenta mais adequada, se compararmos ao processo baseado em suposições. Mesmo assim, o seu uso, neste caso, não é o mais apropriado por duas razões: a primeira é que, ele exige um volume colossal de dados para criar um quadro de PVeO completo. A segunda é que, é impossível executar um volume razoável de IA e ciência de dados, nesta mesma escala, no Excel. Para isso, seria necessário criar um plano de demanda relevante e gerar tradeoffs de forma quantitativa. Exceder o limite do Excel aumenta ainda mais os obstáculos. O que seria necessário aqui, é um sistema que permite que as empresas criem um processo de PVeO específico para o seu negócio. Isso geralmente exige, além do PVeO, um planejamento de demanda baseado em dados e uma ferramenta de análise de tradeoffs otimizada. Em outras palavras, o que a empresa precisa é de um sistema avançado de diferenciação.
Outro exemplo, é o da integração de um novo atributo no produto, que pode ser a chave em termos de inovação. Este novo recurso pode ser também a chave para o crescimento dos negócios no futuro. Entretanto, a instalação de um novo atributo num sistema de registros, é apenas o ponto de partida para que ocorram essas transformações necessárias. Este novo atributo, juntamente com os dados dos novos recursos de produção, deve ser executado nas aplicações de planejamento, planejamento de demanda e planejamento de produção – e isso é um pesadelo para as aplicações de planejamentos mais rígidas. O necessário aqui, seriam aplicações de planejamento flexíveis e uma equipe de TI devidamente treinada para executar esta flexibilidade, criando assim, um sistema robusto de diferenciação.
Três exemplos da cadeia de suprimentos alimentares em que um sistema robusto de diferenciação e inovação traria vários benefícios
1. Digamos que um grande processador de laticínios queira aumentar a sua gama de produtos. Para isso, ele passa a oferecer também produtos lácteos maturados. Esses novos produtos iriam causar inúmeras mudanças no seu sistema atual. Ao contrário dos produtos já oferecidos, os novos teriam que ser envelhecidos por cerca de 8 meses, em ambiente apropriado, antes de serem transportados. Enquanto a maioria dos seus produtos é feita sob encomenda, esses novos teriam que ser produzidos para estoque, pois o processador teria que considerar o tempo necessário para que esses produtos possam maturar adequadamente. Esta situação iria gerar inúmeras dificuldades para as duas soluções pontuais em questão; a solução de planejamento de demanda e a solução de planejamento de produção. O plano de demanda precisaria avançar mais do que está atualmente, já que a demanda muito antecipada afetaria o atual plano de produção. Sendo assim, o plano de produção feito por encomenda teria que ser adaptado às limitações encontradas nos ambientes para maturação, e este plano em questão, teria que ser negociado com base num planejamento que duraria em média 1 ano. Os provedores de soluções pontuais não dizem exatamente quando que este tipo de funcionalidade estará disponível no mercado. Mesmo se esta funcionalidade estivesse disponível em breve, a integração entre estas duas soluções pontuais, passaria a ser outro grande desafio. Para planejar este tipo de item, o processador de laticínios recorre ao uso de planilhas – recurso que não faz parte da gama de soluções pontuais. Um planejamento incoerente faz com que esses ambientes de maturação sejam utilizados de maneira inadequada, gerando perdas de oportunidades de demanda. Qual é o problema aqui? A empresa de TI pode até ter feito um bom trabalho identificando os fornecedores de soluções pontuais e executando a implementação inicial, mas ela não criou um sistema de diferenciação. Os provedores de soluções pontuais focaram apenas em preencher os requisitos que todos os seus clientes tinham em comum e não focaram nas necessidades específicas.
2. Outro exemplo, é de um grande fabricante de amido, cujas fábricas estão todas localizadas próximas aos centros de produção agrícola sazonal do país. Este fabricante recebe demandas de todo o país e gerencia uma única produção, composta por várias etapas, buscando atender toda a sua rede e otimizar os seus negócios. Para manter os custos baixos e quando se faz necessário, o fabricante intercala o uso de trens (meio de transporte mais barato) com o de caminhões (meio de transporte mais caro). Tanto a produção quanto a demanda são voláteis. Porém, o fabricante se mantêm comprometido em oferecer serviços de alto nível aos seus clientes. O fabricante desenvolveu certos procedimentos em torno do fornecimento na planta, na definição do objetivo do inventário e na utilização dos caminhões, que é a chave do seu negócio. No entanto, as suas ferramentas de planejamento de ERP não têm condições de implementar nenhuma dessas práticas específicas de negócios e podem apenas fornecer um plano de requerimentos simples. Quando a empresa de TI não consegue encontrar as soluções pontuais para um problema específico, o fabricante recorre às folhas de cálculo do Excel e tenta fazer o melhor que pode. Para obter informações sobre fornecimento, detalhes sobre a via de transporte, etc., os fabricantes recorrem até mesmo ao uso de notas adesivas, já que o ERP não fornece este tipo de informação. Esta mesma história se repete inúmeras vezes. Mesmo com um sistema ERP instalado, o fabricante encontra dificuldades na hora de fazer o planejamento. Este exemplo mostra que a diferenciação nos negócios nem sempre recebe a assistência completa e necessária das arquiteturas de TI tradicional, focadas apenas em ERPs.
3. Um grande distribuidor, buscando diferenciar-se da concorrência, adquire os seus produtos de carne fresca de uma fonte interna e a integra verticalmente à sua cadeia de fornecimento de carne. Este distribuidor é muito conhecido pela qualidade da carne que fornece. Contudo, o seu ERP encontra inúmeras dificuldades no planejamento deste tipo de produto, de forma produtiva. Ao contrário do que ocorre com os produtos de origem externa, os responsáveis pela cadeia de fornecimento de origem interna devem preocupar-se constantemente em vender todos os produtos que estão sendo produzidos nas fábricas de processamento de carnes, no tempo certo. Eles também têm que administrar a aquisição de animais vivos, do transporte, das promoções baseadas em ofertas e, principalmente, dos mercados de exportação. Os mercados de exportação são de suma importância, pois os produtos que sobram devem ser vendidos com uma boa margem, para assim, diminuir a quantidade de promoções desnecessárias nas lojas. Neste caso, o distribuidor não precisa de uma solução padrão de planejamento de distribuição. Ele precisa de um sistema de diferenciação que forneça assistência ao seu negócio diversificado.
As principais razões pelas quais as TIs encontram dificuldades com o SDAI
O hábito de trabalhar com um sistema de registros está profundamente enraizado nas empresas de TI
Provedores de aplicações de sistemas de registros (empresas de ERP) têm mostrado vários sinais que vão em contra a estes métodos de desenvolvimento em camadas. A mensagem que eles transmitem, é a de que, se uma empresa quer reduzir os seus custos de manutenção e beneficiar-se das atualizações do sistema de registros, ela deve padronizar os seus processos. Este costume está tão enraizado nos departamentos das empresas de TI, que as próprias TIs utilizam este tipo de lógica em qualquer aplicação de software. O resultado disso, é a resistência à qualquer tipo de mudança. O SDAI exige das empresas um tipo de mentalidade que valoriza a diferenciação, agilidade, flexibilidade e a experimentação.
Transformar o sistema de registro em aplicações de planejamento não é tarefa fácil para os provedores
As empresas de TI, geralmente, recorrem às empresas de ERP quando buscam uma solução para os seus problemas de planejamento. As TIs acreditam que as empresas de ERP já possuem todos os dados necessários (até mesmo quando elas não têm! As empresas mantêm inúmeros dados mestre de planejamento relevante anotados em outros lugares além do sistema de registro ERP como; folhas de cálculo, emails ou até mesmo guardados somente na memória, como um conhecimento institucional). As empresas de ERP aceitaram o desafio de enfrentar os problemas de planejamento mas, estruturalmente, elas seguem o mesmo caminho que o sistema de registros. Ou seja, quanto mais padronizado, melhor! Isso é terrível, pois o planejamento exige maior racionalização dos negócios do que o exigido pelo sistema de registros. A diferença entre os segmentos é enorme, até mesmo dentro de um determinado setor, numa mesma indústria! Um exemplo é a própria indústria de alimentos, que mantêm dezenas de subsetores, todos muito diferentes uns dos outros; carne, laticínios, vegetais, produtos processados, etc.. E isso, é só pra citar alguns do setor B2B da indústria de alimentos. O modo como são planejados os seus negócios também é diferente. O mesmo conjunto simples de aplicações de planejamento padronizado nem sempre funciona para todo o setor alimentário. As empresas que insistem nisso, só caem na real quando perdem milhões por absolutamente nada.
Não é fácil inovar...
… E as empresas sabem muito bem disso! Inovação é um processo muito caótico e não-linear. Cometer erros ao longo deste processo é normal, e é preciso tempo para amadurecer as idéias. As empresas de TI são diariamente bombardeadas com pedidos grandes e pequenos. É muito difícil classificar esses pedidos e identificar as verdadeiras causas dos problemas. Neste meio, a maioria dos departamentos de TI recorrem apenas àquelas necessidades claramente definidas e que já têm um negócio claramente estabelecido. Sendo assim, é muito difícil encontrar espaço para idéias inovadoras.
Quais as principais características de um bom sistema de diferenciação e inovação?
A maneira como um departamento de TI opera o SDAI pode variar. Porém, para que o SDAI possa operar adequadamente, devem ser consideradas as seguintes condições:
- O SDAI deve permitir que os dados sejam aplicados pelo sistema de registros e armazenamento de dados de modo fácil e configurável, de uma vez, apenas quando solicitado ou de modo constante.
- O SDAI deve permitir que os usuários tenham acesso e possam, facilmente, fazer a manutenção dos dados mestre que não estão disponíveis no sistema de registros dentro do SDAI.
- Os usuários devem estar capacitados para utilizar estes dados e montar uma pipeline de ciência de dados, disputar e prever etapas algorítimicas, otimizar e planejar as suas operações chave.
- O SDAI deve permitir a criação de um usuário de interface ou uma aplicação que permita que todos os usuários tenham acesso ao planejamento e que também possam opinar e reotimizar.
- O SDAI também deve permitir que os dados enviados para as aplicações, juntamente com o planejamento feito pelo SDAI seja analisado a fundo para que assim, o planejamento possa ser melhor compreendido e planejado. O fluxo de dados para análise deve ser bidirecional.
- O nível técnico exigido para utilizar o SDAI não deve estar acima do exigido para um bom analista de dados, já que neste caso, a tarefa principal dos usuários é melhorar os seus negócios e não desenvolver aplicações.
- Pra finalizar, a solução não é o Excel! O Excel não é escalável, é difícil de compartilhar, não processa dados complexos, não alavanca os gigantescos desenvolvimentos da IA e ciência de dados e não facilita a utilização da moderna interface de usuário.
Síntese
No ínicio, todas as empresas estão integradas como um todo, pois assim, elas conseguem, de modo eficiente, colocar tecnologias e inovações no mercado. No entanto, à medida que crescem, formam se silos dentro delas. Os silos retardam a inovação, pois causam atrito e falta de transparência. O SDAI ajuda a diminuir este temido atrito entre os silos ao permitir uma colaboração entre eles e uma otimização dos negócios a preços baixos. As empresas que não instalam o SDAI, acabam tendo que lidar com conflitos entre as empresas e o TI, já que eles jogam a culpa uns nos outros quando ocorrem erros na criação de inovações. A verdade é que, tanto as empresas quanto o TI têm razão; as empresas precisam receber melhor assistência do TI. O TI, por sua parte, está sobrecarregado tentanto encontrar uma solução para isso. O SDAI é melhor do que a disfunção clássica, pois ele permite que as empresas desenvolvam rapidamente as ferramentas de planejamento inteligentes e interativas, necessitando apenas pouco apoio do TI. Sendo assim, o TI pode organizar, em uma única plataforma, uma variedade de aplicações de planejamento integradas no registro de dados, assim como uma na outra. O TI deve ter em conta, que o SDAI é uma mão direita no desenvolvimento de uma estratégia moderna de TI; sistema de registros (ERP), armazenagem de dados/inteligência de negócios e SDAI. Isso faz com que os dados da empresa possam ser alavancados em aplicações de planejamento inteligentes, que melhoram as margens e colocam um belo sorriso no rosto os chefes.
