Colaboradores ruins ou informações ruins?

Durante os 15 anos em que trabalhei na indústria da carne, eu gerenciei diversas áreas; vendas, gerenciamento de produtos, preços, programação de produção e gerenciamento de projetos. Ao longo desses anos, todos os sistemas com os quais eu trabalhei, tinham algo em comum: eram péssimos na disseminação de informações utilizáveis, de forma útil e apropriada: o antigo sistema AS400, planilhas complexas ou o SAP - todos deixavam a desejar.

Outro detalhe, é que a equipe executiva era sempre criticada por não corresponder às expectativas. Mas isso, por culpa dos sistemas desatualizados. Por sorte, nós raramente precisávamos demitir colaboradores, mesmo porque, a maioria era ótima. Mesmo assim, as críticas continuavam.  

Após alguns anos na indústria, eu percebi que finalmente havia identificado o problema que estava por trás dessas reclamações. Ao longo dos últimos anos em que gerenciei o negócio, me tornei um defensor de um sistema.

O problema em torno disso, era a falta de informações úteis, precisas e imediatas. 

Vamos descobrir como isso funciona na prática, tomando como exemplo, um programador de produção altamente competente. Vamos chamá-lo de Jim.  

Ao chegar no escritório pela manhã, Jim precisa saber tudo o que aconteceu; desde o momento em que ele deixou o escritório ontem, até esta manhã. Ele precisa dessas informações o mais rápido possível.  

O que Jim precisa saber:

  • O que foi recém despachado;
  • Qual foi a variação entre o cronograma e a produção atual;
  • O que precisa ser refeito, retirado do planejamento, etc.;
  • O que foi produzido em excesso e agora precisa ser vendido;
  • Se há alguma alteração no horário de funcionamento das instalações, para esta semana;
  • Se há alguma mudança nas restrições para esta semana; 
  • Mudanças nas demandas para a próxima semana;
  • Mudanças no fornecimento para a próxima semana;
  • O que sobrou para vender.

Jim precisa saber disso tudo, antes de tomar qualquer decisão. Na verdade, ele não pode tomar decisões sobre quaisquer modificações na programação do dia de hoje e de nenhum outro, sem antes analisar todas essas informações. E como um bom empresário, ele sabe que tempo é dinheiro.  

Neste caso, pode se tratar de muito dinheiro! Se Jim levar uma hora (ou mais) para descobrir todas essas informações, depois mais meia hora para criar uma estratégia; e depois outra para implementar as mudanças no plano de produção para o dia, ele terá que chegar ao escritório as 4 da manhã, ou enviar as alterações logo após a fábrica iniciar a produção. Nenhum desses cenários é o ideal. Além disso, fazer mudanças no cronograma durante a produção pode sair muito caro, e pode afetar a eficiência e a produtividade. Além de gerar outros problemas desnecessários, como fabricar produtos que você não precisa.

Outro problema é que, na maioria dos casos, essas informações não são facilmente acessíveis. Na verdade, uma hora para extrair todas essas informações importantíssimas para os negócios, seria excelente com a maioria dos ERPs. Por causa disso, Jim cometerá erros porque ele trabalha muito para encontrar informações para ajudar na tomada de decisões e, faz isso, pensando na maneira adequada de otimizar cada linha de produção.  

Vamos supor que, Jim tenha saído na segunda-feira à tarde, planejando três carregamentos para terça-feira de um produto combinado de lombo com osso. Até então, não havia vendas para este produto. No entanto, no final da tarde de segunda-feira, foi feito um pedido de 30 carregamentos de lombo desossado para exportação. O produto, ou seja, esta mesma matéria prima, deveria ser preparada e congelada. Jim não saberá que este produto foi vendido até que o vendedor comunique isso, através de um email ou pessoalmente.  

Jim chega ao escritório na terça de manhã, e se depara com mais de 100 emails para serem lidos. Ele só vê o email do lombo desossado após 45 minutos. Agora, ele terá que refazer toda a programação para os lombos e para todos os outros subprodutos que possam ser fabricados a partir deste produto; como costelas, filé mignon e outros cortes. Pra piorar, a fábrica já havia começado a fazer o código de peso variável. Isso significa que, a equipe de vendas terá que fazer uma liquidação do produto, o que irá acarretar uma perda de margem significativa. Agora, eles também terão que se apressar para vender todos os subprodutos, arriscando perder outras oportunidades.

A culpa é de Jim, por não ter visto o email imediatamente? A culpa é do vendedor, por ter seguido o protocolo e enviado o email ao fazer a venda, às 17:30 da tarde passada? Na minha opinião, não é culpa de ninguém. A culpa é da inexistência de ferramentas adequadas de software. As empresas com visão de futuro, não têm este problema.

A solução é um software inteligente, desenvolvido à base de ciência de dados avançada e machine learning; que permita ao vendedor inserir a demanda diretamente no sistema, e que ela possa, então, fluir diretamente para as telas de planejamento, assim que o pedido for aceito. O planejamento será criado pelo sistema, considerando todas as restrições de fornecimento, demanda e capacidade, e otimizando todo o processo de tomada de decisões. Sendo assim, ao que Jim chega ao escritório, toda a sua programação, contendo as informações mais recentes, já estará feita. Ele levaria horas para encontrar, analisar e implementar todas essas informações utilizando apenas o seu ERP.

Jim, um dos colaboradores mais experientes e competentes, agora tem períodos livres durante o dia. Ele passou de uma pessoa que reagia aos problemas, àquela que contribui para o melhoramento dos negócios. Ele não comete aquele "erro" evitável de fabricar um produto que não deveria, o que cria ineficiência nas instalações de manufatura.  

Juntamente com este retorno rápido sobre o investimento, você terá colaboradores mais satisfeitos, que não irão procurar outras oportunidades no vizinho (ou apenas darão uma espiadinha), porque eles sabem que têm as ferramentas certas para alcançar o sucesso. E como gerente, você não estará constantemente à procura de novos talentos por causa da alta rotatividade. 

Eu vi muita gente boa se queimando por causa de informações ruins, críticas de gestão e excesso de jornada de trabalho. Por causa disso, eu decidi mudar o paradigma, e passei a desenvolver sistemas como os que temos aqui, na Austin Data Labs; para solucionar as complexidades que ao mesmo tempo são fundamentais.